PetitBou(t)ParPetitBou(t) on a dit !

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vendredi 10 février 2017

Comment je construis mon budget (+fichier à télécharger)

Les sous ont ceci de particulier qu'ils peuvent avoir une nette tendance à disparaître sans qu'on sache trop où (un peu comme un gamin dans une foule / un supermarché, au hasard).
Pour le gamin, chacun sa solution.
Pour les sous, la mienne, c'est ... de faire les comptes.
Whaou, ça alors ! Le SCOOP.
Plus précisément : pister nos sous au travers d'un joli petit fichier dans lequel j'établis notre budget, et reporte ensuite nos dépenses en regard.

Un outil que j'utilise énormément, car cela nous permet à la fois de piloter nos dépenses, et de prendre des décisions en incluant leur impact financier.

Une récente discussion avec une bonne copine IEF m'a rappelé à quel point l'établissement d'un outil "qui fonctionne" est compliqué, nous-mêmes nous avons tâtonné avant de produire quelque chose qui nous convienne :
  • offrir une vision claire de ce qui nous attend, y compris en termes de trésorerie : que les entrées et les sorties s'équilibrent sur l'année c'est bien, mais gérer la trésorerie en cours d'année compte aussi : identifier les risques de découvert...
  • suffisamment détaillé pour pouvoir identifier clairement les postes de dépenses qui sont dans le rouge, ceux où on peut faire des économies, ceux qui plombent le budget et sur lesquels une réflexion plus approfondie / un arbitrage est à envisager (typiquement, une catégorie "Divers" trop large engendre un espèce de trou noir dans lequel des sommes sont mystérieusement englouties)
  • mais suffisamment simple pour que le remplissage régulier soit faisable :  éviter l'usine à gaz (aux débuts de notre mariage, c'est Monsieur Bout qui tenait les comptes, il avait pondu un fichier Excel merveilleux, avec macros et je ne sais quoi d'autre, superbe ! Son remplissage prenait des siècles... sa complexité l'a évidemment condamné au délaissement); il s'agit par exemple de ne pas trop se retrouver à "découper" ses tickets de caisse pour les répartir entre 18 cases.
  • et justement : qui n'implique pas de garder les tickets de caisse !!  Je DÉTESTE ces petits papiers, un système qui supposerait que je les garde soigneusement jusqu'à leur intégration dans nos comptes serait voué à l'échec (ou plutôt : a existé, et a connu une fin misérable).


Ladite copine ayant apprécié l'outil dont nous nous servons maintenant, et ayant souhaité s'en inspirer, je me suis dit qu'elle n'était probablement pas seule dans ce cas, d'où ce billet, contenant 
  • un fichier à télécharger,
  • assorti d'un certain nombre d'explications sur ses principes de remplissage, le tout étant bien entendu à adapter à vos besoins à vous !
Je précise que, si les postes de dépenses sont bien ceux que j'utilise au quotidien, les chiffres sont pour beaucoup complètement fantaisistes ;-)

Donc, gérer les sous, chez nous, se décompose en deux étapes
  • créer un budget : combien allons-nous gagner, et combien allons-nous dépenser à quel poste ? (et accessoirement, est-ce que l'un permet l'autre...)
  • inscrire au fil de l'eau les dépenses effectuées dans chacun des postes, afin de pouvoir piloter: renoncer à un achat, en différer un autre, remplacer le magret de canard par des œufs au plat, la quinoa bio par des pâtes Lidl, le resto gastronomique par un MacDo.

Parlons d'abord de la création du budget

Vous trouverez la trame du fichier que j'utilise à télécharger ici et en fin d'article.

Vous le voyez, 
  • une colonne pour chaque mois, 
  • les revenus en haut, 
  • puis différentes catégories de dépenses ; 
  • je m'en sers également pour suivre les épargnes programmées.

Dépenses fixes 
ce sont celles dont le montant est connu d'avance :
Loyer, salaires, crédits, assurances etc, ne changent guère ou de manière un minimum prévisible (si je prévois un budget à plus de 12 mois dans lequel je souhaite prendre en compte ces variations, il m'arrive alors d'appliquer un coefficient multiplicateur au doigt mouillé, plus ou moins optimiste / pessimiste en fonction de ce que je cherche à évaluer) : je reporte fidèlement cette somme chaque mois.

Dépenses mensuelles
Deux modes de fonctionnements

  • soit le montant exact varie mais il s'agit d'une dépense régulière :
C'est le cas du budget courses (qui inclut chez moi l'alimentation, la droguerie, bref, tout le quotidien; au départ je m'étais amusée à dissocier et c'est là où on se retrouvait à s'arracher les cheveux) : selon les mois on dépensera un peu plus, un peu moins, mais globalement on peut se fixer une enveloppe
Enveloppe qu'il est d'ailleurs possible d'arrondir quand on sait que tel mois sera plus dépensier : 
  • on pourrait imaginer un budget bouffe plus important pour les Fêtes, par exemple. 
  • Et, en ce qui nous concerne, le budget essence est ainsi facilement doublé pour les mois qui nous lancent sur les routes (Fêtes et été), vers nos familles habitant à plusieurs centaines de km, de même que le budget transports (dans lequel je regroupe transports en commun strasbourgeois, éventuels trajets en train, mais aussi frais de stationnement et péages).

  • soit les occasions de dépenses seront fréquentes mais aléatoires

Je fixe alors un budget à l'année, que je divise en 12, en sachant que certains mois je le dépasserai, quand d'autres je ne dépenserai rien. 
C'est le cas des vêtements par exemple : pour faciliter les comptes je mets 50€/mois, mais dans les faits, les mois de soldes dévoreront probablement davantage que leur budget, et les autres moins. Idem: coiffeur, pressing & co (cela englobe le cordonnier ou l'esthéticienne par exemple, bref les dépenses d'entretien du corps et des vêtements), sont des dépenses pouvant varier, mais récurrentes, donc admissibles à un lissage.

Dépenses ponctuelles


Celles-ci se feront à une date précise et je reporte la somme concernée pile poil au mois qu'elle concernera : c'est le cas des impôts notamment (pour ceux qui, comme nous, ne sont pas mensualisés), je fais de même avec les cadeaux de mariage, etc.

Pour remplir ces cases

La première fois que je me suis lancée dans l'exercice, pour certains postes je n'avais aucune idée de ce qui était réaliste (ou en tous cas, de sérieux doutes sur le réalisme desdites idées): j'ai donc fait ce travail avec à côté de moi : 
  • mes relevés détaillés de compte bancaire du dernier mois à minima afin d'obtenir une moyenne des dépenses type courses, par exemple (des relevés sur 2-3 mois permettent d'établir une moyenne donc aboutissent à un calcul plus fiable mais cela prend plus de temps); 
  • et nos principaux contrats / assurances / loyers / crédits / etc.

Pour remplir les cases impôts sur le revenu et celles dépendant de la CAF, je m'amuse comme une folle avec les simulateurs concernés, cela permet d'avoir une idée quand même assez précise.
Dans le cas des impôts, je rajoute alors un petit commentaire sur la case concernée, dans lequel je détaille les hypothèses ayant abouti à ce résultat (puisque j'évalue notre revenu, nos frais de garde, nos dons déductibles... il est important que je sache sur la base de quelles sommes j'ai effectué mon calcul, de manière à penser à ajuster en cas de gros changement)

A noter : ligne NDF des Revenus : cela désigne les Notes de Frais. Tout simplement parce que celles-ci représentent autant de sorties d'argent que j'ai besoin d'expliquer, que cela me permet de comprendre éventuellement où est passé l'argent, et de savoir que celui-là va revenir, voire de rappeler aimablement à Monsieur Bout (maintenant qu'il est l'unique source de notes de frais) qu'il serait temps qu'il fisse le nécessaire pour que justement, lesdits soussous regagnent le bercail.
Les sorties (note d'hôtel, taxi, etc) sont donc précédées d'un signe "moins", les remboursements d'un signe "plus".
Fondamentalement, cette ligne pourrait figurer ailleurs que dans "ressources", j'ai choisi de la caler là car les derniers employeurs de Monsieur étant généreux dans leur système de notes de frais, dans les faits très souvent les remboursements sont un peu supérieurs aux sommes réellement déboursées. 
Par ailleurs il ne s'agit pas d'une dépense de notre fait, et nous n'avons pas de décision à prendre /arbitrage à opérer sur le sujet.


Toutes ces catégories sont ensuite liées par de bêtes sommes, qui aboutissent à deux lignes de totaux.

Un petit focus sur celles-ci.
  • SOLDE MOIS : désigne tout bêtement le différentiel entre les dépenses et les revenus du mois. Si il est en négatif, c'est un mois à pertes, sinon, on fait du bénef.
  • TOTAL EN COURS est le plus important : c'est le cumul de tout : il permet donc de savoir où on en est en termes de trésorerie, ce qu'on ne pourrait faire si on s'amusait à lisser dans le temps des grosses dépenses ponctuelles. On le voit à l'exemple du gros entretien de voiture que j'ai placé en février : même si l'année se terminera dans le positif, c'est ainsi que je repère les périodes de l'année où nous risquons de nous retrouver dans le rouge, aussi temporaire cela soit-il. Que ce soit pour le savoir / prévenir le banquier le cas échéant, ou différer certaines dépenses.
A noter également : dans la première case de total en cours, ma formule reprend le solde du premier mois, +100 : c'est ma manière de prendre en compte l'argent (ici, 100) que nous avons déjà en stock ailleurs au moment où on débute l'exercice.

Ce genre d'exercice est fréquent chez nous, et est à refaire dès que nous réfléchissons à des changements; il avait puissamment aidé à ce que Monsieur Bout réussisse à prendre la décision de rompre sa première période d'essai strasbourgeoise, j'y ai passé de longues heures quand je méditais sur l'opportunité de proposer ou non à mon employeur un passage à 50%, il nous accompagne actuellement dans diverses réflexions en cours concernant notre avenir.

Par ailleurs, le budget évolue au fil de l'eau des petites choses aussi : ainsi, si nous recevons une invitation à un mariage, je rajoute la somme correspondant au cadeau dans le budget, ainsi que les dépenses de transport/logement éventuelles (à la louche), dans la colonne du mois conservé.

Il s'agit donc d'un fichier qui vit !

Et ce d'autant plus qu'une fois qu'on a fixé la théorie de ce qu'on va dépenser, reste à mettre en pratique / contrôler ce qui se passe dans la réalité.

Pilotons les dépenses

Pour cela, dans la même feuille Excel (je copie parfois le budget initial sur une autre feuille pour mémoire), à chaque début de mois j'insère une nouvelle colonne à droite de la colonne budgétaire du mois concerné : elle s'intitule "Réel mois concerné". 
Cette colonne sera en police violette tout du long du mois, tout simplement parce que c'est bien visuel, et que j'ai pris cette habitude après avoir, à plusieurs reprises, passé de longs moments à renseigner ... une autre colonne que celle nécessaire. (argh!)
Quand un mois est terminé, et une fois ses comptes bouclés, je passe la colonne "budgétaire" en gris (c'était de la théorie, et n'a plus guère d'importance), et la colonne "réalisé" en noir.


Je modifie alors aussi la formule de la case "total en cours" du mois suivant: une fois janvier terminé, c'est le solde du mois de janvier RÉEL qui compte, plus celui budgété!

Plusieurs fois dans le mois, je prends notre fichier Excel, me connecte sur notre compte en ligne, et zou, je passe en revue chaque ligne de notre relevé de compte et vais attribuer la somme au bon endroit, avec une bête formule en " = xxxx +xxx +...etc": je me contente de la somme

  • Quand j'ai besoin de me rappeler d'un détail particulier 
(si dépense extraordinaire pouvant expliquer un dépassement, par exemple si nous passons chez un producteur de vin, poum, ça peut impacter le budget courses) je le note en commentaire

  • Quand il s'agit d'une rentrée d'argent
un remboursement Sécu / Mutuelle, une vente de fringues sur leboncoin, même chose, mais le chiffre est précédé du signe "moins".

  • Quand la dépense se fait en liquide,
je la note dans mon Bullet Journal et hop, idem : je l'ai avec moi au moment des comptes et je reporte toutes ces données dans mon Excel.

N'ayant en tout et pour tout qu'un seul compte courant, c'est assez facile; et Monsieur Bout est prié de m'informer des rares dépenses qu'il effectue en liquide.

C'est en fonctionnant ainsi que je réussis à m'affranchir de ces fichus tickets de caisse, qui chez moi en tous cas, représentaient un des principaux freins à une gestion efficace des comptes. 
Si vraiment la somme est à répartir entre deux postes (par exemple, achat de vêtements d'enfants dont une partie servira pour nous, l'autre est prévue pour des cadeaux de naissance), alors je divise le montant, mais de mémoire, au pifomètre et à la louche, le but n'est pas de sortir ma calculette pour un résultat au centime près. 
Je tâche de faire cela régulièrement, idéalement toutes les semaines, dans les faits 2 à 3 fois par mois, ... et à défaut, en cas de coup de mou, à la fin du mois (ou même au début du mois suivant, les données sont toujours là!). 
  • Dans les deux premiers cas, cela me permet un vrai pilotage en mode "ouh là, nous sommes à peine à la moitié du mois et j'ai déjà dépensé les deux tiers du budget bouffe, hum, et si je cuisinais des lentilles / quels plats bons mais low-cost puis-je envisager en lieu et place du magret de canard que je vais me dispenser d'aller chercher au marché samedi ?" ou inversement, "hoho, bien géré la Gwen, allez, hop, va pour un sauté d'agneau ce dimanche".
  • Dans le troisième cas, cela me permet au moins de savoir où nous en sommes, et d'en tirer des enseignements / ajuster ma ligne de conduite pour le mois suivant.
L'avantage de faire cela régulièrement est aussi que pour le coup, cela prend vraiment peu de temps.

Autres petites astuces complémentaires

Arbitrairement, je retiens comme date de dépense la date à laquelle l'argent est débité du compte
  • tout ce qui tombe jusqu'au 30/31 (28...) du mois est attribué au mois, 
  • ce qui n'est débité que le 1er passe sur le mois suivant, même si c'était une dépense qui dans les faits a été effectuée deux ou trois jours plus tôt. Je m'en tape, et cela me simplifie les choses puisque je n'ai pas à fournir le moindre effort de mémoire.
La date est en gras dans les relevés de compte, c'est visuel, c'est vite vu, c'est vite fait, et c'est tout ce que je demande.

En revanche, concernant les ressources
  • le salaire de Monsieur Bout (et le mien, jusqu'à peu), tombe autour du 26/27 du mois, là pour le coup c'est inscrit sur le mois suivant.
  • Car bien évidemment, j'inscris, dans le revenu du mois de janvier, le salaire gagné en décembre. En effet ce n'est pas ce qui tombe fin janvier qui va nous aider à manger en janvier... C'est un point important à prendre en compte, surtout en cas de vie pro qui bouge. 
  • En revanche, les allocs qui tombent le 5 du mois comptent bien pour le mois sur lequel elles sont versées, 
  • Mais de la même manière, mon complément de mode de garde, qui m'est versé en février par rapport aux heures payées en janvier: je le comptabilise quand même en février puisque c'est là qu'il va venir soulager ma trésorerie.

Quand je commence à enregistrer mes dépenses en cours de mois, j'ai besoin de savoir rapidement où je me suis arrêtée la dernière fois (histoire de ne pas enregistrer deux fois certaines dépenses, ou d'oublier d'en enregistrer "oh chouette on a de la marge ce mois-ci" - hum, ou pas...) : j'inscris donc la date du dernier jour enregistré en commentaire de la case "réel du mois en cours" : si j'ai inscrit tout ce qui était débité jusqu'au 23 janvier, eh bien j'écris "23/01", et zou, je ne passerai pas 50 ans à fouiller dans mes sommes pour retrouver mes moutons.


Revoici donc le fichier à télécharger.
Si ce machin vous aide, ou que vous avez des idées brillantes d'améliorations, ou des interrogations profondes à ce sujet, je serai ravie de vous lire en commentaires !

6 commentaires:

  1. Bravo !
    (J sait faire des macros ?! :-p )

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    1. hihihi
      et OUI, J. sait faire (alors que moi je n'y ai jamais rien compris. Déjà une recherche V me flanque des sueurs froides, alors...). Il s'en sert d'ailleurs dans son boulot (un peu trop en ce moment, il a même eu une conversation avec son chef aujourd'hui sur le fait qu'il espérait ne pas avoir été embauché pour cela)

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  2. Tu passes combien de temps à faire tes prévisions et à remplir ton tableau. Car ici avant les comptes étaient tenus de manière très suivie mais vu le temps que mon mari y passait j'ai mis le holà et depuis nous naviguons un peu à vue avec des comptes tenus de loin en loin.... (Moi ça ne me pose pas franchement de problème car je ne suis pas très dépensière mais je pense que c'est plus difficile pour mon conjoint)
    Servane

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    1. Hum, les prévisions, je crois que la première fois j'ai du y mettre longtemps, bicoz aucun entraînement, et je partais d'une feuille blanche

      Maintenant que j'ai mon fonctionnement, ma trame Excel avec les formules, et mes catégories (même si celles-ci évoluent parfois d'une année sur l'autre, typiquement les lignes IEF ont été ajoutées récemment), je mets environ 3/4h à le remplir (à quoi il faut ajouter le temps éventuel de discussion, après coup, avec Monsieur, si arbitrage ou alerte quelconque).
      Bien évidemment si le site de la CAF décide de planter au moment où je fais mes simulations, ça rallonge (toute ressemblance avec une situation ayant réellement existé serait purement fortuite)

      Ensuite, dans le mois, ça me prend une demie-heure en tout, je dirais.
      Depuis que j'ai l'Iphone j'ai vu que je pouvais gagner un peu de temps en ouvrant le relevé de compte en ligne sur l 'iphone, et en transposant sur l'excel dans l'ordi : pas besoin de passer d'un onglet à un autre...

      Oui la navigation à vue n'est pas toujours un sport très détendant.
      Et chez nous, c'est toujours un sport qui nous coûte cher à l'arrivée !

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  3. Wouah ! Ce sont des trucs que je suis incapable de tenir (et pourtant je fais de la compta de petites et moyennes entreprises). Super transparent de montrer les revenus de monsieur, chapeau ! C'est un sujet assez tabou en France habituellement. J'te bise !

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    1. Eh oui mais entre les efforts qu'on est prêt à consentir dans un cadre professionnel, et ce à quoi on veut bien s'astreindre pour chez soi ... il y a un monde !
      LOL pour la transparence mais justement non! Autant en tant que RH je suis bien placée pour trouver comme toi que ce tabou français autour de l'argent est une plaie, et donc je discute d'argent librement avec les personnes que je connais bien, autant publier mes revenus sur internet, où je ne sais qui viendra lire ni avec quels yeux, hum, non .
      Les sommes sont donc bel et bien fictives ( ou plutôt : j'ai "maquillé" les principales 😊)

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