En 2016, tuez vos to-do list : passez au Bullet Journal

En ce début d'année, je commence d'abord par vous présenter mes Meilleurs Voeux.

Mais surtout, en cette période où les bonnes résolutions sont de mise, où chacun-chacune se promet d'être plus efficace que l'année précédente, et aborde l'année avec mille projets, j'aimerais partager avec vous un outil d'organisation découvert au printemps et dont je suis tombée raide amoureuse.

Extrêmement simple de fonctionnement (tellement simple qu'on se dit "mais oui, mais c'est bien sûr, comment n'y ai-je pas pensé toute seule ?" - eh bien précisément, on n'y a pas pensé toute seule)

Extrêmement motivant (excellent antidote à la procrastination)

Extrêmement souple aussi donc adaptable aux nécessités de sa petite vie à soi.

J'ai nommé

le Bullet Journal

Qu'est-ce qu'un Bullet Journal ?

Le Bullet Journal, BuJ en abrégé, c’est comme son nom l’indique, un journal à puces.

Plus précisément, le Bullet Journal vient fort opportunément remplacer, en bien mieux, tous les petits-papiers-qui-trainent et contiennent notre vie quotidienne : liste de courses, listes des choses à préparer en vue d'un voyage ou d'un anniversaire, recette qu'on voudrait tester, date du premier areuh, de la première dent, du premier pas de Bébé, et bien d'autres !

Je pourrais m’amuser à traduire les explications données par son inventeur mais soit vous maîtrisez l’anglais et pouvez les lire directement chez lui, soit vous en trouverez d’excellentes traductions / explications ici, là, ou encore là .

Je me bornerai donc ici à vous en dire tout le bien que j’en pense ainsi que les différentes utilités que je lui ai trouvées, dans le but avoué que vous vous précipitiez, d’abord, sur les sources susmentionnées, puis, ensuite, dans votre placard à fournitures à  la recherche d’un petit carnet et d’un stylo.

Un système très simple

Un fonctionnement épuré, basé sur 

Une structuration des informations en 3 catégories uniquement, symbolisées par le type de puces utilisé : 

• les tâches à faire sont représentées par des cases qu’on cochera une fois la tâche accomplie (une autre solution est de les remplir, cela permet de signifier aussi l’accomplissement partiel de la tâche en la remplissant à moitié),
• les évènements (RDV, anniversaire, etc) par des cercles, 
• les informations utiles par des points. 

Des signifiants (œil, étoile, flèche) viennent précéder certaines puces pour faire ressortir certaines informations.

2 manières de faire rentrer les informations : 

• soit par date : on commence une page avec la date du jour et on y recense ce qui est prévu (avec les cercles), les tâches à faire (avec les cases), et les informations utiles (avec les points) ; 
• soit par collection : on titre la page « idées cadeaux de Noel » et dès qu’on a une idée on vient compléter la page. J'y reviendrai.

Cela permet donc de bien faire la part des choses entre les informations dont on a besoin pour un jour précis, et les informations qu’on va souhaiter retrouver ou compléter sur plusieurs jours.

1 outil pour les retrouver, et c’est tellement simple, et tellement pratique : on numérote toutes les pages du carnet, et les premières pages du carnet sont consacrées à un index qu’on renseigne au fur et à mesure.

Cela permet de continuer les collections longues sur d’autres pages tout en étant assuré de retrouver rapidement la totalité des informations peu à peu collectées (au lieu de laisser 4 pages blanches « en prévision », qui soit ne suffiront pas, soit resteront finalement vides).

Une prise en main facile

En ce qui me concerne, j’ai découvert ce système sur un forum allemand que je fréquente depuis des années mais dont j’avais été sevrée pendant une quinzaine de jours en raison d’un bug internet. A mon retour, ce système, proposé par une fille, s’y était répandu comme une trainée de poudre ! Intriguée par cette épidémie, j’ai chopé « pour essayer » un vieux carnet dans lequel, ado, je notais les sous gagnés en babysitting ; en l’espace de 3 jours, il ne me quittait plus, et me suit non seulement dans toutes mes sorties, mais dans quasi toutes les pièces de la maison.

Mon conseil : sur l’intérieur de la couverture j’avais noté au tout départ la signification des 3 puces, des signifiants, la planification mensuelle (j’en parle plus bas), bref les 2-3 règles de base du BuJ. Ca a facilité mes débuts, et en l’espace de 2-3 jours c’était intégré.

Matériel ultra portable et low-cost 

un carnet + 1 stylo : le principe du BuJ étant qu’il vous accompagne en permanence, et que bien entendu il n’a de sens que si vous avez sous la main de quoi le remplir, vous devez pouvoir réunir le nécessaire facilement.

Utilisation d’un carnet lambda

• Certains préfèreront à petits carreaux (moi, par exemple, bien qu’en général je préfère des carnets à lignes), d’autres à lignes. Avec une reliure solide et surtout pas à spirale, car, puisque vous allez beaucoup feuilleter ce carnet, les feuilles finiraient par s’arracher.
• De format compact : il doit absolument se glisser dans votre sac à main (j’ai le clairefontaine 11X17 cm ; le Leuchtturm A5 est très apprécié par beaucoup, mais mon sac à main actuel est un peu petit pour l’héberger)
• Et à couverture un peu dure : vous allez griffonner dessus partout, sur un banc au parc, dans une file d’attente, dans le bus….

mon conseil : commencez petit, prenez un carnet auquel vous ne tenez pas, vous aurez moins peur de griffonner dedans et donc vous vous l'approprierez plus facilement; si ensuite vous avez envie d'upgrader en vous offrant du moleskine, vous pourrez toujours le faire au coup d'après.... un BuJ ça se remplit vite !

Un stylo, un seul !

• Une seule couleur ; pour faciliter le remplissage à la va-vite, et éviter que vous passiez du temps à chercher votre stylo rouge, votre vert, et à vous demander si cette information justifie un stabilotage en rose… ou en orange. La structuration des informations par puces oblige à simplifier et on s’aperçoit à l’usage qu’elle suffit parfaitement.
• Évitez le crayon à papier, ça s’efface, ça bave, ça finit par faire crade ; moi j’aime écrire en bleu donc c’est toujours  un stylo bleu.
• Bien entendu si à l’usage vous prenez l’habitude d’utiliser un stylo 4 couleurs ça marche aussi, mais je vous conseillerais de commencer avec le système de base à une seule couleur

mon conseil est d’en prendre un qui « glisse bien », avec lequel vous aurez plaisir à écrire

De l'agrément de disposer d'un 2^ème cerveau. 

Une idée me vient, je n’ai plus le moindre effort à faire pour la garder en tête, ni la moindre seconde de stress en mode « ouh oui, faut pas que j’oublie ça ». L’idée est instantanément retranscrite à sa place dans le BuJ (sa place, c’est la liste correspondante si elle existe, ou la date du jour à défaut), et je garde la tête libre. Fini, le « Machine m’a filé un super tuyau au parc mais je ne me souviens plus de ce que c’était ». Machine et moi discutons sur notre banc ? Je sors mon carnet, note son tuyau (et lui vends le concept du BuJ au passage) et hop la conversation continue (puisque je suis en train de lui vendre le concept) / je file au toboggan.

La veille au soir, je crée l’entrée de la date du lendemain, que j’alimente à l’aide de mon agenda, et de tout ce qui me trotte dans la tête pour le lendemain. Moralité, je ne m’endors pas avec mille « il faut que… », « il faudra pas oublier de…. » dans la tête. Et le matin, mon programme de la journée est tout prêt.

Je le trouve parfaitement adapté à tous les styles de vie, à l’heure actuelle où chacun-chacune, quoi qu’il fasse, est confronté(e) à un défi de taille : gérer de front différentes choses tout en restant concentré sur son activité. 

Maman pratiquant l'IEF, vous êtes assaillie d’une idée en pleine « classe » ? Vous pouvez la noter et vous reconcentrer d’office sur vos enfants, assurée que vous êtes de la retrouver. La fois d'après, une idée lumineuse pour présenter un sujet en classe vous vient pendant vos courses ou une ballade ? Hop, c’est noté et ce sera exploité en temps utile.

Pour ma conciliation de vie pro / vie perso actuelle, c’est le même tarif : une idée « perso » vient me perturber au boulot ? Elle est notée et je la retrouve dès que c’est le moment. Et inversement !

Et quel gain en efficacité !

Reparlons un peu des listes…. J’en ai très vite créé un nombre conséquent. C'est vous l'chef, ça s’adapte à tous vos besoins. En voici un florilège pour vous inspirer :

•  « Questions C. » : laquelle d’entre vous ne s’est jamais retrouvée au téléphone avec sa meilleure copine (ladite C.) mais en ayant oublié la moitié des choses qu’elle voulait lui dire / questions qu’elle voulait lui poser ? Ben voilà. Une question me vient, elle se retrouve là et je dégaine mon carnet lors de la prochaine parlote téléphonique.
•   « Liquide » : pour noter tout ce que nous dépensons en argent liquide en attendant de reporter ces sommes dans notre fichier Excel de comptes (quand c’est fait, je biffe la puce correspondant). Bien plus efficace (et moins bordélique) que l’accumulation de petits tickets de caisse vicieux auxquels il faut faire la chasse quand on est submergé par l’envie de faire les comptes, chasse laborieuse qui a tôt fait d’avoir raison de notre motivation.
•  « Trucs à faire sur internet » : (oui c'est vot' BuJ, z'êtes pas obligés de faire de la littérature à toutes les pages) alors celle-là, je l’adore, et je vous l’offre sans copyright aucun. C’est ZE meilleure solution que j’aie trouvée pour limiter la perte de temps sur Internet. 

• Vous savez, on a un truc important à faire sur internet, on le remet à dans 10 minutes, puis on pense à un 2^ème truc donc là ça devient rentable, on allume l’ordi, on commence le premier truc et puis tant qu’à faire, on regarde ses mails, on va voir un blog (ou dix), on se retrouve (comme c'est bizarre) sur la page du Gorafi, on passe un peu sur Facebook…. En oubliant d’ailleurs le 2^ème truc au passage. 
• Maintenant, quand je commence à perdre du temps sur internet, ou mieux, dès que je m’assois devant l'ordi, je dégaine ma liste et … je commence à cocher.
•  « Montessori » : quand je trouve une bonne idée à creuser, que je fais une observation intéressante sur le développement des Bébous, que je repère une activité à proposer.
•  « Baptême Bébounette » : j’y avais rassemblé les idées de menu, nos choix de chants et de textes pour la célébration, la liste des choses à se procurer / emprunter à droite à gauche (des chaises supplémentaires, aux apparts d’amis pour que nos familles puissent squatter) ; ça marche pour les anniversaires, et tout autre évènement demandant une dose de préparation.
•   « to do avant…. » : il y a eu « avant la naissance de Bébounette », « avant ma reprise », « avant les vacances »….
•  « Recettes à tester » : 
• avant le BuJ : quand je tombais sur une recette intéressante, le papier trainait partout en attendant que je la teste, puis je le perdais avant de l’avoir recopié dans mon carnet de recettes, ou alors il devenait périlleux de manier celui-ci tant de feuillets épars pouvaient s’échapper au moindre geste maladroit ; si il s’agissait d’une recette sur internet, c’était chouette aussi, l’onglet correspondant (enfin, les onglets : je suis incapable de suivre une seule recette donc je regarde plusieurs versions et fais ma sauce en fonction) restait ouvert 15 jours dans l’ordi, alourdissant la navigation jusqu’à ce que je m’y mette. A ce moment, soit je transportais l’ordi dans la cuisine où il était exposé à toutes sortes de dangers pendant que je cuisinais, soit je faisais des allers-retours cuisine-salon pour venir perturber la navigation de Monsieur Bout toutes les 5 min afin de vérifier la suite de la recette. 
• Maintenant: je trouve une nouvelle recette, mon BuJ étant à moins de 2m de moi je m’en saisis, je recopie la recette / ses différentes variantes à la suite de la précédente dans mon BuJ, à la première occasion je dégaine ledit BuJ et teste la recette, avec le carnet sous les yeux, j’y griffonne en temps réel la version retenue / les petits aménagements personnels opérés, et une fois approuvée elle y attend au chaud que j’en aie plusieurs à recopier dans mon carnet de recettes officiel.  Et si j’ai envie de la refaire avant, je la retrouve en 1 seconde. 
• C’est fou le nombre de nouveaux plats que j’ai testés depuis que j’ai ce nouveau système, c’est très incitatif !
•  « Fringues Enfants à acheter » : j’achète toujours d’avance, par ventes privées / leboncoin principalement ; donc pour avoir en tête ce que je dois chercher dans une taille donnée, c’est là que je recense ce qui me manque encore. Je l’ai avec moi quand je fouine sur leboncoin, quand je me poste sur une vente privée, quand je me retrouve inopinément au milieu d'une brocante. Ça m’évite de rentrer tout fièrement avec un …. 10^ème pull en taille 3 ans, mais sans les pantalons de la même taille qui vont pourtant manquer.
•  « Trucs Flylady à faire » : j’y reviendrai dans un autre billet, mais j’y répertorie des trucs que j’aimerais caser dans mes créneaux flylady.
•  « Idées blog » : hé hé ; une idée pour ce blog, un nouvel article, une nouvelle structuration, un point supplémentaire à évoquer dans un article en cours de rédaction… Par ici !
•  « Prépa cours » : j’ai évoqué ici ma première intervention dans l’enseignement supérieur. Comme je compte rééditer l’expérience prochainement voire plus si affinités, à chaque fois qu'une situation rencontrée dans ma vie pro ou dans celle de mon entourage me semble intéressante à évoquer, ou pouvoir faire l’objet d’un exercice / cas pratique, hop, je stocke; et je ressortirai les pages concernées quand je retravaillerai mon cours.
•  « Questions xx » : exemple : un RDV CAF afin d’évaluer nos droits selon tel ou tel changement de situation ? (Faut dire que y en a eu pas mal cette année, vu comme elle a été mouvementée) ; je note toutes les questions qui me viennent dans les semaines précédentes, le jour du RDV je dégaine mon carnet, et non seulement je ressors sans le sempiternel « ah zut j’ai oublié de demander ça », mais aussi avec des réponses bien écrites et aisément retrouvables….bien au chaud dans mon BuJ.
•  « Courses à faire » : y a bientôt plus d’huile ou de PQ ? ça vient là. Je trouve une recette pour laquelle il me faudrait un ingrédient que je n’ai pas en stock ? idem. Le carnet est avec moi quand je me ballade au marché ou en grande surface, et bien entendu sur mes genoux quand je fais ma commande Drive. Je coche tout ce que j’ai acheté, et la liste se prolonge à nouveau ; et quand la page est pleine, j’en ouvre une nouvelle.
•  « Planification des menus » : je vous en parle un peu plus bas
•  « [Titre d’un bouquin] » : 
• Je lis un bouquin intéressant dont je tiens à garder en mémoire certains points ? Zou. Je crée une entrée spécifique à ce bouquin : j’ai ainsi deux pages de notes sur « Pour une enfance heureuse » de Catherine Gueguen, pour mon usage personnel, et en vue d’un article ici. 
• Si il s’agit juste de noter un point qui m’a marquée, soit c’est en rapport avec un thème plus large, et je le note dans la catégorie correspondante (si par exemple je lis un livre avec quelques idées montessori, hop, j’enrichis mes pages montessori), soit ça ne va nulle part et je le range à la date du jour. Au besoin, je le ferai « migrer » (cf plus bas). 
• Depuis que je procède ainsi, je prends bien plus de notes pendant mes lectures : le fait d’avoir mon support sous la main ET de savoir que ces notes ne seront pas perdues mais au contraire aisées à retrouver/exploiter constitue une excellente incitation.

La migration dont je vous parlais constitue aussi une idée toute bête mais bien pratique : il s’agit de signifier d’une flèche devant la puce (j’en parlais plus haut) qu’on a reporté cette information à un endroit où elle est plus pertinente : qu’il s’agisse d’informations éparses qui se sont accumulées dans les entrées quotidiennes jusqu’à en ce qu’en fait on réalise qu’elles seraient mieux hébergées dans une liste, ou tout simplement d’une tâche qu’on a pas accomplie à la date prévue, et qu’on reporte à un autre jour. 

A l’usage, j’apprécie énormément ce dernier aspect qui permet d’éviter d’oublier une tâche qu’on a pas accomplie un jour : en feuilletant mon carnet, les cases non encore cochées sont facilement repérables, et le resteront jusqu’à ce que je replanifie cette tâche pour une période précise (la flèche me permet alors de ne plus porter attention à cette information, je sais qu’elle est ailleurs) ou que je décide que finalement cette tâche n’est plus d’actualité (je barre alors la ligne correspondante) : très utile aussi pour revoir ses priorités, et s’interroger sur la nécessité réelle de faire les choses.

Un autre élément de structuration proposé est la structuration en mois : on commence un mois avec une double page, celle de gauche contient une ligne par jour, numérotée de 1 à 30 ou 31, et on y reporte les grands évènements du mois, cela permet d’avoir un aperçu grossier mais ne remplace pas l’agenda. A droite, les grandes tâches qu’on aimerait accomplir ce mois-ci.

Cet élément est intéressant, car il donne une idée un peu concrète de ce qui nous attend. Il impose de commencer un mois en se posant et en réfléchissant un peu à ce qui nous attend, et permet de revoir ses aspirations de manière plus réalistes : "hum, nous sommes pris tous les weekends, planifier du bricolage ET des visites techniques pour la voiture est-il vraiment indiqué?" . A l’usage certains le remplacent par une structuration à la semaine parfois mieux adaptée à leur rythme.

En ce qui me concerne, ces deux pages sont systématiquement suivies d’une double page de planification des menus. J’avais commencé à m’y intéresser à mes débuts avec Flylady, et le BuJ m’y aide beaucoup même si je fais à ma sauce par rapport aux conseils Flylady pur sucre.

Je remplis ma double page, non pas pour toute une semaine, mais au fur et à mesure des courses, de l’ouverture du frigo (« oh mais les escalopes de dinde périment après-demain »), de mes idées, de mes envies, ou des réclamations de Monsieur Bout « ça fait loooooongtemps que tu ne nous as pas fait de langue de bœuf ». Vous l’aurez compris, dans ce dernier cas je commence par rajouter « langue de bœuf » dans la liste « courses »…. ;-)

Bref, ce petit carnet et moi sommes inséparables. Monsieur Bout ne s'y trompe pas, qui quand nous quittons la maison met au même rang "t'as tes clés?" et "t'as ton Bullet Journal?"

Et toi, lectrice, as-tu le tien ? ;-)

Envie de tester ? Faites, et venez raconter votre expérience dans les commentaires, ou postez-y le lien de l’article de votre blog ! ça peut donner des idées aux autres ;-)